Più la sala riunioni è piccola, più è importante configurare correttamente la videoconferenza per ottenere l’esperienza migliore possibile. Da Bose Professional, che con la sua nuova Videobar VB-S propone una ottima opzione dedicata alle piccole sale conferenze, alcune interessanti considerazioni tecnologiche.
I responsabili IT delle aziende si trovano oggi a dover ottimizzare la configurazione per una ampia varietà di spazi, non più per le “classiche” sale riunioni ma anche per ambienti più piccoli, riconfigurati per necessità o per scelta. Inoltre, con l’affermarsi della forza lavoro ibrida, le configurazioni di videoconferenza sono diventate necessarie anche per spazi diversi come uffici, locali domestici, sale di lettura, spazi multiuso e persino camere da letto, che occasionalmente possono essere trasformate in luoghi di lavoro.
Sempre più spesso, oggi, i team devono avere la possibilità di essere produttivi e connessi da qualsiasi luogo. Uno studio recente ha rilevato che l’83% dei lavoratori preferisce i modelli ibridi, il che significa che le organizzazioni devono padroneggiare l’arte e la scienza della videoconferenza per i piccoli spazi, con un approccio diverso rispetto a quando si utilizzano aree più grandi. Partiamo dunque dalle domande che occorre porsi: Quanto è grande lo spazio? Deve essere ottimizzato per uno o più partecipanti? I partecipanti porteranno il proprio dispositivo (computer, telefono o tablet) oppure utilizzeranno una sala riunioni integrata? E ancora: lo spazio è condiviso? Ci saranno suoni in sottofondo o elementi di disturbo inevitabili? Esistono soluzioni di connettività che offrono audio, video e software di collaborazione integrati progettati per spazi per conferenze di medie e piccole dimensioni. Per esempio, per spazi fino a 3×3 metri, la nuova Videobar VB-S offre audio, microfoni e acquisizione di immagini di alta qualità in un unico dispositivo, una soluzione per conferenze così semplice che puoi configurarla tra una riunione e l’altra e garantisce un’esperienza di riunione così coinvolgente e chiara, da consentire ai partecipanti in remoto di sentirsi come se fossero nella stanza.
Un altro caso frequente prevede che i dipendenti debbano svolgere il multitasking da casa o da una stanza in cui lavorano altre persone. In questo caso, è ancora più importante pensare a fondo la soluzione audio, scegliendo per esempio delle cuffie con eliminazione del rumore. Con le cuffie giuste, gli utenti possono personalizzare la propria esperienza audio sotto tanti aspetti, dal volume alla cadenza del suono, e possono evitare le distrazioni esterne e far capire a chiunque si trovi nelle vicinanze che è in corso una teleconferenza (si pensi al caso più frequente: la necessità di connettersi e lavorare da un aeroporto o da una stazione ferroviaria). Ovviamente, è molto importante anche la formazione dei dipendenti su come sfruttare al meglio i loro dispositivi. Utilizzare prodotti che permettano di agire sulle impostazioni di audio, video e microfono consentono agli utenti di personalizzare le prestazioni dei propri dispositivi, migliorando l’esperienza e aumentando il dinamismo della videoconferenza.
Infine, un altro fattore importante nella videoconferenza è la qualità della connettività. Basti pensare che la trasmissione di un’immagine di videoconferenza HD richiede una larghezza di banda di circa 2 Mbps, ma un’immagine in 4K è più vicina a 20 Mbps. I responsabili IT possono lavorare con i dipendenti remoti per massimizzare la connettività esistente. Lavorare da qualsiasi luogo non deve significare sacrificare la qualità del suono o dell’immagine. La videoconferenza consente alla forza lavoro ibrida e remota di oggi di rimanere connessa, e le scelte tecnologiche strategiche possono migliorare la videoconferenza, indipendentemente da dove lavorano i team, con ricadute positive sulla qualità del lavoro di tutti e sull’azienda stessa.
