Facile.it, l’azienda in cui la semplicità è un punto di forza. La web company seleziona e confronta le migliori offerte e aiuta i clienti a scegliere e gestire la soluzione più adatta alle singole esigenze facendo risparmiare tempo e denaro. Una visione che si riflette anche nell’innovazione digitale e tecnologica a supporto della sua crescita: strumenti per il lavoro ibrido scelti con attenzione anche grazie alla consulenza di Techlit Scm.
Facile.it, realtà in grande espansione, anche da un punto di vista territoriale, all’inizio del 2020 era alla ricerca di una nuova infrastruttura IT che consentisse ai diversi team aziendali di collaborare tra loro da remoto, indipendentemente dalla sede di appartenenza. Il nuovo headquarter di Milano, in quei giorni in fase di realizzazione, avrebbe dovuto essere il centro di questa architettura e avrebbe dovuto garantire a tutti i collaboratori e dipendenti la medesima esperienza d’uso, di partecipazione e la stessa semplicità nell’accesso ai sistemi di condivisione e comunicazione. I 4200 mq dei nuovi uffici dovevano avere una organizzazione degli spazi molto diversa da quella della sede precedente, con postazioni di lavoro più ampie ed ergonomiche, ma soprattutto un numero maggiore di sale meeting, spaziose e attrezzate, per accogliere tutti secondo le esigenze e al momento giusto. Inoltre, le nuove tecnologie avrebbero dovuto integrarsi in modo completo con l’infrastruttura di rete esistente e le piattaforme software di collaborazione già in uso a cui i dipendenti e collaboratori erano già abituati. In Facile.it, infatti, era stata scelta da tempo la suite Google con cui anche oggi viene gestita tutta la parte di pianificazione, creazione e lo scambio dei contenuti, messaggistica e comunicazione e-mail. L’esperienza utente, garantita dalla piattaforma Google, avrebbe poi dovuto essere rispettata anche nell’utilizzo delle sale meeting grazie all’approccio BYOD – Bring your own device.
Collaborare prima e dopo la pandemia
Uno dei requisiti più importanti per il nuovo sistema era che l’accesso agli strumenti di videoconferenza fosse semplice e intuitivo, per potersi concentrare sulla riunione e la collaborazione, non sulla connessione. A rendere ancora più sfidante il progetto, il vincolo di organizzare meeting room la cui struttura potesse essere replicata in tutte le sedi in Italia (Milano e Cagliari,Catania) e all’estero, in modo da semplificare la gestione, l’assistenza e la manutenzione anche da remoto, oltre a garantire la medesima esperienza d’uso a tutti gli utilizzatori. Il progetto complessivo, seguito per Facile.it da Emanuele Novara, ICT Operation Manager, da Vanni Luongo, Facility Manager, e da Luca Fabiano e Andrea Di Nicola di Techlit Scm, avrebbe dovuto concludersi nella sua prima fase entro la metà del 2020. La pandemia, giunta nel corso della definizione del progetto ha, ovviamente, scompigliato le carte e costretto a ripensare nuovamente alcune scelte già fatte, in modo da organizzare gli spazi per un futuro in cui lo smart working e il lavoro da remoto sarebbe certamente stato ancora più richiesto e fondamentale per garantire la continuità nelle operazioni. La collaborazione tra team ibridi, in presenza e connessi “da altrove” doveva essere assicurata e le scelte tecnologiche in un’ottica digitale risultavano essenziali. “Techlit Scm ha saputo rispondere alle nostre esigenze in modo veloce, efficace e tecnologicamente lungimirante offrendoci una nuova soluzione che ha convinto subito tutti. È iniziato in quel momento il vero rapporto di partnership e fiducia che ancora oggi ci permette di contare su un consulente con cui proseguire la progettazione dei prossimi passi”, racconta Emanuele Novara, ICT Operation Manager di Facile.it.
Il progetto rinnovato e orientato al futuro
“Passione per la tecnologia, semplicità nell’approccio, capacità consulenziale, non solo per le specifiche del progetto ma anche più in generale per la gestione dei building, sono stati certamente la base del rapporto di fiducia che si è creato tra le due aziende” aggiunge Vanni Luongo, Facility Manager di Facile.it. La sinergia è poi diventata collaborazione duratura, attraverso il contratto di assistenza e supporto per affiancare i team di Facile.it nell’uso quotidiano delle tecnologie e nella creazione delle nuove sedi che si stanno aggiungendo al primo nucleo di progetto.
La tecnologia scelta per il progetto è stata selezionata per garantire uno sviluppo futuro, attraverso una ricerca continua delle versioni più recenti dei prodotti, ma soprattutto per non precludersi possibilità di crescita secondo il principio della modularità e della scalabilità. Il progetto, molto articolato, comprendeva quindi la fornitura di sistemi audio e video per le sale meeting piccole e medie basata su videocamere Rally Bar con microfono di Logitech, Clickshare CS Barco per la condivisione dei contenuti. Le Logitech Rally Bar offrono un’esperienza ottimale grazie alle tecnologie proattive RightSense basate su intelligenza artificiale che garantiscono immagini vivide, PTZ automatizzato e suono avvolgente, per una collaborazione naturale e produttiva proprio come quella in presenza. Un ambiente completo per riunioni formali con clienti e fornitori o di brainstorming e progetto con i colleghi: dalla prenotazione al meeting, alla manutenzione della sala, il tutto integrato con la piattaforma di comunicazione Google Meet, per un accesso rapido e intuitivo ai meeting. Per le sale meeting più piccole, è stata scelta la videocamera MEETUP per videoconferenze all-in-one, con obiettivo ultra grandangolare. Dotate di tecnologie RightSound, includono un set di microfoni beamforming in grado di ridurre il rumore di fondo ed eseguire il bilanciamento automatico istantaneo del volume delle voci e “di seguire” chi parla per inquadrature naturali. Installate al display o al monitor occupano lo spazio normalmente delle soundbar e consente di risparmiare spazio e rendere l’ambiente della meeting room più ordinato e libero da ingombri. Le soluzioni video Logitech, certificate per Google Meet, consentono semplicità nella collaborazione sia per chi è in presenza che per le persone connesse da remoto, fornendo a tutti i dipendenti gli strumenti ideali per lavorare ovunque. Logitech e Google Workspace sono una combinazione sicura per chi lavora in modalità ibrida ed è già abituato a lavorare con la Suite Google.
Le soluzioni software e app mobile per il desk booking e il room booking con tecnologia GoBright permettono invece di gestire l’occupazione degli spazi, monitorarne l’uso e gestirne la manutenzione. La comunicazione bidirezionale tra GoBright e Google Meet consente un aggiornamento puntuale e una semplificazione dei processi di prenotazione. Infine, i pannelli fuori porta GoBright, touch screen all’esterno delle sale riunioni con cui verificare immediatamente se la sala sia libera (luce verde) o occupata (luce rossa), permettono di sapere quanto durerà la riunione e se è prevista una riunione successiva. Tutti i sistemi scelti sono wireless ma, nelle sale meeting, si è comunque deciso di affiancare, per ragioni di praticità e universalità dell’accesso, la presenza di cavi come alternativa al wifi, in caso, ad esempio, di connessione da parte di ospiti con sistemi hardware e software particolari.
Novità anche per chi lavora in presenza
Le nuove sedi di Milano e di Cagliari sono inoltre state pensate per essere accoglienti e facilitare l’uso di tutti gli spazi comuni per supportare la comunicazione e la costruzione della squadra. Per la gestione degli ambienti sono stati così previsti sistemi di filodiffusione con impianto Bose e soluzioni per il Digital Signage dedicato alla comunicazione per gli ospiti con Monitor Samsung gestiti dal software MagicInfo per la diffusione dei contenuti. Un sistema unico che consente una gestione da remoto per tutte le sedi e permette la distribuzione di informazioni, messaggi e risultati. Nei floor dei call center per gestire l’informazione in tempo reale e la condivisione di risultati e obiettivi raggiunti dai team. C’è inoltre un sistema per l’oscuramento delle sale per ottenere privacy in occasione di meeting riservati, come i colloqui di lavoro. La soluzione è realizzata attraverso la pellicola opacizzante Invisible che si scurisce o schiarisce in 1 minuto dal check-in e dal check-out.
Board Room Cisco polifunzionale
Nonostante il lavoro agile fosse già una realtà, era indispensabile attrezzare la nuova sede con un’adeguata Board Room. La decisione naturale è stata quella di progettare uno spazio polifunzionale che consentisse, ad esempio, anche l’uso per corsi di formazione o riunioni con team collegati da più sedi. Per rispondere a queste esigenze, Techlit Scm ha suggerito una progettazione diversa dalle sale meeting piccole e medie. La Board room infatti è stata allestita con tecnologia Cisco abbinata a Monitor Samsung e Clickshare Barco per la condivisione attraverso i diversi device. Inoltre, è presente anche la piattaforma di comunicazione Pexip, per garantire l’interoperabilità con Google Meet e tutti i sistemi di videocomunicazione più diffusi. L’impianto audio, dotato di casse Bose garantisce, qualità audio elevate.
I prossimi passi?
Nel prossimo futuro la strategia prevede di potenziare il monitoraggio sull’uso delle sale, attraverso l’introduzione di un sistema di feedback e di rilevazione che consentirà una migliore manutenzione degli spazi e permetterà di comprendere in anticipo il sorgere di nuove esigenze (in termini di spazi o strumenti) da parte degli utilizzatori. Un’evoluzione già prevista in fase progettuale e implementata proprio per accompagnare l’azienda e i suoi dipendenti durante il percorso di crescita.
A circa un anno dalla conclusione della prima parte dell’installazione, le persone di Facile.it hanno confermato che le soluzioni scelte hanno contribuito in modo concreto a rendere più immediate ed efficienti le comunicazioni tra le persone e a migliorare l’esperienza lavorativa. La continuità tra le sedi consente una efficienza a tutti i livelli, esattamente come richiesto in fase di progetto. Le sale meeting con la dotazione basata sulla qualità e semplicità d’uso hanno soddisfatto le aspettative di poter avviare i meeting online con naturalezza, dalla prenotazione al termine dell’utilizzo, riducendo gli interventi delle funzioni ICT e di supporto alle sale.
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www.techlit-scm.com
